Taloushallintoalalla on pitkään puhuttu digitalisaatiosta, automatisaatiosta ja pyrkimyksestä paperittomaan toimintamalliin. Tähän asti näihin liittyvät toimet ovat olleet yrityksille ja tilitoimistoille vapaaehtoisia. Nyt tilanne tulee muuttumaan.

Ytimekkäästi kiteytettynä verkkolaskulaki tarkoittaa sitä, että yritykselläsi tulee olla valmius lähettää laskut verkkolaskuina 1.4.2020 jälkeen, jos asiakkainasi on yrityksiä, kuntia tai Suomen valtio. Laskun vastaanottajan ei 1.4.2020 jälkeen tarvitse maksaa muilla tavoin saapuneita laskuja jos he ovat ilmoittaneet vastaanottavansa laskut verkkolaskuina. Uuden EU:n verkkolaskudirektiiviin pohjautuvan lain tavoitteena on vauhdittaa siirtymistä sähköiseen laskutukseen. Lain tarkoituksena on lisäksi luoda edellytyksiä ja siten vauhdittaa siirtymistä kokonaan automatisoituun taloushallintoon. Siirtyminen sähköiseen laskutukseen on ensimmäinen muutos kohti kokonaan sähköistä taloushallintoa.

Mitä tämä oikeasti tarkoittaa; Verkkolasku on sähköisessä muodossa oleva laskuaineisto, joka sisältää uuden lain vaatimat tiedot ja on näin yhteensopiva sekä laskuttajan että laskun vastaanottajan välillä. Laskun tulee tukea tiettyä laskutusformaattia. Kun käytössäsi on nykyaikainen taloushallinnon järjestelmä sinun ei tarvitse miettiä formaattimuotoja, asia on puolestasi jo mietitty. Verkkolaskuksi ei käy sähköpostiin liitetty PDF lasku. Myöskään e-lasku ei ole verkkolasku, vaan laskun pitää olla eurooppalaisen standardin mukainen, verkkolaskutukseen mahdollistavasta ohjelmasta OVT tunnuksella välitetty lasku.

Muutokset sähköisyyden osalta eivät tule jäämään tähän, vaan meneillään on muitakin sähköistämishankkeita, esimerkiksi eKuitti ja rakenteinen tilinpäätös. Yrittäjille alkaa olla erittäin ajankohtaista tarkistaa taloushallinnon ja laskutuksen järjestelmien ja laitteiden soveltuvuus muuttuviin vaatimuksiin yhdessä palvelutarjoajien kanssa. Muutokset voivat tuntua kaukaisilta ja vaikeilta, mutta soveltuvan palveluntarjoajan kanssa asia saadaan ratkaistua ja hyödyistä päästään nauttimaan. Muutos voi konkretisoituessaan vaikuttaa myös taloushallinnon kustannuksiin, sillä perinteinen kirjanpito siirretään sähköiseen malliin ja mukaan kuvioon astuu sähköinen järjestelmä sekä sen kustannukset. Kustannuksia ei kannata kuitenkaan pelätä, koska hyödyt ovat kiistattomat. Automatisaation ansiosta työaikaa vapautuu erityisesti laskun vastaanottavassa päässä: säästöä syntyy vastaanotossa, hyväksynnässä, tiliöinnissä, maksussa ja arkistoinnissa. Sähköinen laskutus helpottaa yrityksen kirjanpidollisia toimia, sillä sähköinen lasku voidaan viedä suoraan ostoreskontrasta pääkirjanpitoon. Inhimillisten virheiden mahdollisuudet vähenevät, sillä ohjelmistot pystyvät käyttämään tietoa suoraan laskulta. Yrittäjät saavat konkreettisen hyödyn, kun paperilaskujen pyörittämisestä vapautuvalla ajalla voidaan jatkossa tehdä enemmän yrityksen liiketoimintaa edistäviä asioita. Ilmastonmuutoksen torjunnan kannalta paperiton laskutus on myös perusteltua ja tätä päivää.

Muistilista tärkeimmistä asioista:

• Suomen valtio ottaa vastaan vain verkkolaskuja 1.4.2020 jälkeen
• Yrityksellä on oikeus vaatia toiselta yritykseltä lasku verkkolaskuna 1.4.2020 jälkeen
• Laskun vastaanottajalla on oikeus jättää muuna kuin verkkolaskuna saapuva lasku maksamatta, jos verkkolaskua on pyydetty toimitustavaksi
• Myös sinä yrittäjänä voit alkaa vaatimaan laskuttajiltasi verkkolaskuja

Katso seuraavasta blogikirjoituksesta esimerkkejä erilaisista järjestelmistä.

Lisätietoa ja apua antaa mielellään hallituksen jäsen

Anne Kirvesmäki

Talenom Muurame

p. 044 528 3826

Soitathan, jos asia painaa mieltäsi!